Sistemas de Informacion

Los sistemas de información y los negocios.

Durante mucho tiempo las organizaciones han reconocido la importancia de administrar recursos clave como las personas y la materia prima. Actualmente la información ha encontrado su lugar apropiado como recurso clave. Los responsables de la toma de decisiones por fin comprenden que la información no es solo un producto derivado de las operaciones comerciales sino que además provee impulso a las empresas y puede constituir el factor decisivo para determinar el éxito o el fracaso de un negocio.

Para maximizar la utilidad de la información, una empresa debe administrar en forma apropiada, de la misma manera en la que administra los demás recursos. Los administradores necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad el almacenamiento y la recuperación de toda información. Aunque la información está a nuestro alrededor no es gratuita y no debemos dar por hecho su uso estratégico para poner a una empresa en una posición competitiva.

Los sistemas de información se necesitan para obtener operaciones eficientes, administración efectiva, y ventaja competitiva. Sin embargo se hace énfasis en que los sistemas de información también deben sustentar las estrategias empresariales, los procesos empresariales, la estructura y la cultura organizacional de una empresa.

Esta es la razón por la cual los sistemas de información basados en computadores, aun que dependen bastante de las tecnologías de información, son diseñados, operados y utilizados por personas en una variedad de marcos organizacionales y entornos empresariales. De esta forma el éxito de un sistema de información no debe medirse solo por su eficiencia en términos de minimizar los costos, el tiempo y el uso de los recursos de información. El éxito también debe medirse por la efectividad de la tecnología de información en el respaldo de las estrategias empresariales, facilitando sus procesos empresariales, intensificando su estructura y su cultura organizacionales e incrementando el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial dinámico.

Por consiguiente, la organización apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así, la función de los sistemas de información representa:

Un área funcional principal de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing y administración de recursos humanos.

• Una colaboración importante para la eficiencia operacional, la productividad, y la moral del empleado, el servicio y la satisfacción del cliente.

• Una fuente importante de información y respaldo necesario para promover la toma de decisiones efectiva por parte de los gerentes.

• Un ingrediente importante en el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a la organización una ventaja estratégica en el mercado global.

• Una parte principal de los recursos de una empresa y su costo de realizar negocios, planteando de esta forma un desafío importante de manejo de recursos.

Tipos de Sistemas de Información.

Los sistemas de información se desarrollan para distintos fines, dependiendo de las necesidades de los humanos y la empresa entre ellos tenemos:

Sistema de procesamiento de transacciones, (TPS)

Son sistemas de información computarizados que se desarrollan para procesar grandes cantidades de información para la transacción de negocios rutinaria, como nominas e inventarios. Un TPS elimina el tedio de las transacciones operacionales necesarias y reduce el tiempo que se requería para realizarla de forma manual, aunque la mayoría de las personas aún deben introducir los datos en forma manual en los sistemas computarizados.

Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que atraviesan límites y permite que la organización interactúe con los entornos externos. Como los administradores analizan  los datos generados por los TPS para obtener información actualizada sobre lo que ocurre en sus empresas, es imprescindible que estos sistemas funcionen sin problemas e interrupciones para sustentar las operaciones diarias de la compañía.

Sistemas de automatización de oficinas, (OAS) y sistemas de trabajo de conocimiento, (KWS)

En el nivel de conocimiento de la organización hay dos clases de sistemas. Los sistemas de automatización de oficinas que brindan apoyo a las personas que trabajan con datos no para crear conocimiento sino para analizar la información y transformar los datos o manipularlos de cierta forma antes de compartirlos o diseñarlos de manera formal a través de la organización y algunas veces más allá. Los aspectos más conocidos de los  OAS son el procesamiento de palabra, las hojas de cálculo y el diseño gráfico por computadora, la planificación electrónica y la y la planificación a través de correo de voz, correo electrónico y teleconferencias.

Los sistemas de trabajo de conocimiento brindan apoyo a profesionales como científicos, ingenieros y médicos, ayudándoles a crear conocimiento y a integrarlo a su organización o a la sociedad.

Sistemas de información administrativa, (MIS)

Los sistemas de información administrativa no influyen a los sistemas de procesamiento de transacciones más bien incluyen el procesamiento de transacciones. Son sistemas de información computarizados que debido a la decidida interacción entre las personas y las computadoras. Al requerir que las personas, el software y el hardware funcionen en concierto, los sistemas de información administrativa brindan aporte a los usuarios para realizar un aspecto más amplio de tareas organizacionales que los sistemas de procesamiento de transacciones, incluyendo los procesos de análisis y toma de decisiones.

Para acceder a la información los usuarios del sistemas de información  administrativa comparten una base de datos común, esta almacena tanto los datos como los modelos que permiten al usuario interactuar con ellos, interpretarlos y aplicarlo. Los sistemas de información administrativa producen información que se utiliza en el proceso de toma de decisiones, también pueden ayudar a integrar algunas de las funciones de información computarizadas de una empresa.

Sistemas de soporte de decisiones, (DSS)

Los sistemas de soporte de decisiones sistema de apoyo a la toma de decisiones pertenecen a una clase superior de sistemas de información computarizados, son similares al sistema de información administración tradicional debido a que ambos dependen de una base de datos como fuente de datos. La diferencia estriba en que el sistema de soporte de decisiones está más enfocado a brindar respaldo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión misma aun corresponde de manera exclusiva al usuario. Los sistemas de soporte de decisiones se ajustan más a la persona o al grupo de usuarios que un sistema de información administrativo tradicional. También se describen a veces como sistemas enfocados en la inteligencia de negocios.

Inteligencia artificial y sistemas expertos, (AI)

La inteligencia artificial puede ser considerada como el campo dominante de los sistemas expertos. La idea ha sido desarrollar equipos que se componen de manera inteligente. Dos ramas de investigación de la AI son 1) la comprensión del lenguaje natural y 2) el análisis de la habilidad para razonar un problema y llegar a una conclusión lógica. Los sistemas expertos utilizan las metodologías de razonamiento de la IA para resolver problemas que los usuarios les presentan.

Los sistemas expertos son una clase muy especial  de los sistemas de información que ha demostrado su utilidad comercial gracias a la utilidad extendida de hardware y software como las computadoras personales y las interfaces de sistemas expertos. Un sistema experto captura y captura y utiliza de forma efectiva de uno o varios expertos humanos para resolver un problema específico al que una organización se enfrenta. Cabe mencionar que a diferencia de los sistemas DSS que en última instancia dejan la decisión a la persona encargada de la toma de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución para un problema o un a clase especifica de problemas.

Los componentes básicos de un sistema experto son la base de conocimiento un motor de inferencia que conecta al usuario con el sistema mediante el proceso de consulta en lenguajes como el lenguaje de consulta estructurado SQL y la interfaz de usuario. Las personas conocidas como ingenieros del conocimiento capturan la experiencia de los expertos crean un sistema computacional que incluye este conocimiento y después lo implementa.

Sistemas de soporte de decisiones en grupo y sistemas de trabajo colaborativo asistido por computador.

Las organizaciones confían cada vez más en los grupos y equipos para la toma de decisiones en conjunto. Cuando los grupos toman decisiones semiestructuradas o no estructuradas, un sistema de soporte de decisiones en grupo (GDSS, o sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo) puede ofrecer una solución. Estos sistemas que se utilizan en cuartos especiales equipados con varias configuraciones permiten a los miembros de los grupos interactuar con el soporte electrónico (a menudo en la forma de software especializado) y un facilitador de grupo especial. El objetivo de los sistemas de soporte de decisiones en grupo es lograr que un grupo resuelva un problema con la ayuda de varios apoyos como encuestas, cuestionarios, lluvias de ideas y creación de escenarios. Se puede diseñar GDSS para minimizar los comportamientos de grupo negativo típicos como los escases de participación por temor a las represalias por expresar un  punto de vista impopular o polémico, la dominación por parte de miembros del grupo con facilidad de palabra y la toma de decisiones mediante el pensamiento grupal. Algunas veces los sistemas GDSS se consideran bajo el término más general de Sistemas de Trabajo Colaborativo Asistido por Computador (CSCWS) que podría incluir el soporte se software conocido como groupware para colaborar en equipo mediante computadoras conectadas en red. Los sistemas de soporte de decisiones en grupo también se pueden utilizar en un ambiente virtual.

Sistemas de soporte para  ejecutivos

Cuando los ejecutivos fijan su atención en su computadora a menudo buscan obtener ayuda a tomar decisiones en el nivel estratégico. Los sistemas de soporte para ejecutivos (EES, Sistemas de apoyo ejecutivos) ayudan a los ejecutivos a organizar sus interacciones con el entorno externo ofreciendo tecnologías de gráficos y comunicaciones en sitios accesibles como salas de juntas y oficinas corporativas personales. Aunque los sistemas ESS se basen en la información que generan los sistemas TPS y MIS ayudan a los usuarios a enfrentar los problemas con decisiones no estructuradas inespecíficas de una aplicación, para lo cual crean un entorno que les ayude a pensar sobre los problemas estratégicos de una manera informada. Los sistemas EES extienden las capacidades de los ejecutivos y les ofrecen soporte para que puedan entender mejor sus entornos.

Uso de los Sistemas de Información.

Hoy buena parte de la sociedad se apoya en la tecnología de los sistemas de información ya sea directa o indirectamente. La tecnología se utiliza de diversas maneras visibles e invisibles, espectaculares o rutinarias, desde efectos especiales para el cine y televisión hasta hornos microondas cámaras electrónicas y sistemas de encendido para automóviles. Las computadoras y los sistemas de información ahora ocupan un sitio muy especial en las empresas donde facilitan la operación eficiente, oficinas de reservación de aerolíneas, departamentos de archivo clínico en hospitales, funciones de contabilidad y nomina, banca electrónica, sistemas de comunicación telefónica y así como estas existe un numero sin fin de aplicaciones grandes y pequeñas.

Los sistemas proporcionan información tanto de problemas como de oportunidades, más que desarrollar un nuevo producto es posible simularlo con el consiguiente ahorro de tiempo, dinero y errores. En todo momento se envían alrededor del mundo mensajes noticias e imágenes. El afán de la información de la sociedad actual es incontenible, revistas libros bases de datos, reportes especiales y algunos otros que son parte de una lista en continuo crecimiento.

La banca maneja dinero, las casas de bolsa acciones y bonos, las empresas de bienes raíces terrenos y transacciones de propiedades y las compañías de seguros pólizas contra accidentes y propiedades, en todos ellos se realizan transferencias de información mediante el uso de sistemas de información diseñados de manera cuidadosa. 

En estos momentos la sociedad y la economía tienen una naturaleza global. Las actividades en Londres y Tokio por ejemplo tienen influencia sobre las transacciones comerciales en New York, Chicago, Atlanta y Los Ángeles. Las influencias globales han reemplazo las economías nacionalistas.

Usuarios de los Sistemas de Información.

Comúnmente se hace mención de los usuarios a gerentes y empleados de una organización que interactúan con los sistemas de información. El grado de participación quizá cambie y esto depende del tipo de usuario.

Tipo de usuario administrativo	Características
Usuario final directo	Opera el sistema. Interacción directa a través del equipo de sistemas.
Usuario final indirecto	Emplea los reportes y otro tipo de información generada por el sistema pero no opera el equipo.
Administrativo	Supervisan la inversión en el desarrollo  o uso del sistema. Tiene la responsabilidad ante la organización de controlar las actividades del sistema.
Directivos	Incorporan los usos estratégicos y competitivos de los sistemas de información en los planes y estrategias de la organización. Evalúa los riesgos a los que se expone la organización, originados por fallas en los sistemas de información.

Los analistas emplean el término usuario final para referirse a las personas que no son especialistas en sistemas de información pero que utilizan computadoras para desempeñar su trabajo, los usuarios finales pueden agruparse en cuatro categorías.

Los usuarios primarios son los que interactúan con el sistema. Ellos lo alimentan con datos (entradas) o reciben salidas, quizá por medio de una terminal. Los agentes de reservación  de vuelos por ejemplo emplean las terminales para consultar el sistema y obtener información relacionada con los pasajeros vuelos y boletos.

Los usuarios indirectos son aquellos que se benefician de los resultados o reportes generados por estos sistemas pero que no interactúan directamente con el hardware o con el software. Estos usuarios que utilizan el sistema, pueden ser los gerentes encargados de las funciones de la empresa, por ejemplo los gerentes de mercadotecnia son los responsables de la aplicación de análisis de ventas que generan los reportes mensuales de la compañía en este ramo.

No todos los usuarios finales tienen la misma experiencia, algunos nunca han usado una computadora mientras que otros interactúan cotidianamente con un sistema de información. Cada grupo debe de ser capaz de utilizar el sistema con facilidad y de manera oportuna. Aunque su empleo no forme parte de la rutina cotidiana. Al mismo tiempo las características necesarias del sistema para satisfacer las necesidades del usuario ocasional (tales como la capacidad de proporcionar ayuda adicional) no deben interferir con el trabajo de los demás usuarios el analista debe hacen un gran esfuerzo para equilibrar las características del sistema para que este se adecue a las necesidades de todos los usuarios.

Ei usuario final también puede ser un competidor y no un empleado de la organización. Algunos sistemas de información por ejemplo, son utilizados por agencias de viajes de líneas aéreas o personal de del departamento de compras de otras empresas que tiene terminales en lazadas con las de sus proveedores. Para este tipo de usuarios el sistema debe incorporar consideraciones adicionales tanto para la interacción con el usuario como para proteger de cualquier riesgo a la organización que proporciona el servicio.

Existe un tercer tipo de usuario, los usuarios gerentes que tienen responsabilidades administrativas en los sistemas de aplicación. Estos usuarios son gerentes de la empresa que utiliza en gran medida los sistemas de información  mientras estas personas no utilicen los sistemas ya sea directa o indirecta no tendrá la autoridad para aprobar o no la inversión en el desarrollo de aplicaciones además no tendrá la responsabilidad ante la organización de la efectividad de los sistemas. De lo anterior se desprende que esta categoría de usuarios es la que debe participar en los esfuerzos de desarrollo de sistemas mayores.

De particular importancia reviste el hecho de que los usuarios directivos, el cuarto grupo de usuarios toman cada vez mayor responsabilidad en el desarrollo de sistemas de información. Las organizaciones bien dirigidas consideran el posible impacto y los beneficios de los sistemas de información cuando elaboran su estrategia competitiva.

El uso creciente de los sistemas de información sin embargo es arma de dos filos que tiene beneficios y tiene riesgos. Dado que los sistemas de información desarrollados en forma inadecuada pueden entorpecer incluso dañar, las actividades de una organización, los directivos deben evaluar de manera constante los riesgos a los que se expone la empresa en caso de la falla de los sistemas de información.

Los cuatro tipos de usuarios son importantes. Cada uno posee información esencial sobre las funciones de la organización y hacia donde se dirigen estas. Los analistas de sistemas sin embargo son los que proporcionan las ideas  la imaginación con respecto a las mejores formas para usar eficientemente las computadoras. La información que reúnen los analistas sobre el sistema de la empresa forma la base para el diseño de nuevos sistemas o para las modificaciones de los que ya existen.

Características de los Sistemas de Información.

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Existe un sistema legislativo, por ejemplo, para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que los resuelva. El sistema de encendido de un automóvil tiene un claro propósito de quemar el combustible para crear la energía que emplean los demás sistemas.

Para alcanzar sus objetivos los sistemas interaccionan con su nuevo ambiente el cual está formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Los sistemas que interactúan con el medio ambiente (reciben entradas y producen salidas) se denominan sistemas abiertos en contraste, aquellos que no interactúan con su medio ambiente se conocen como Sistemas cerrados todos los sistemas actuales son abiertos es así  como los sistemas cerrados existen solo como un concepto, aunque muy importante como se verá más adelante.

El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables por ejemplo una persona trabaja mejor cuando su temperatura es de 37 grados centígrados, quizá una desviación de 37 a 37.5 grados no afecte en mucho su desempeño aunque en algunos caso la deferencia puede ser notable una mayor desviación sin embargo tal como un a fiebre de 39.5 grados desencadena un cambio drástico en las funciones corporales, el sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se corrija su coordinación, si esta condición se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema, este ejemplo muestra demás la importancia del control en los sistemas de todo tipo. Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan  los niveles de desempeño actual siempre deben anotarse las actividades que se encuentran muy por encima o por debajo de los estándares para poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.

Para resumir los sistemas emplean un modelo de control básico consisten en:

1.    Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

2.    Un método para medir el desempeño actual.

3.    Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

4.    El método de retroalimentación.

Los sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continúan funcionando. Aquellos que no hacen tarde o temprano dejan de trabajar.

El concepto de interacción con el medio ambiente, que es lo que caracteriza la retroalimentación, permite al sistema determinar que tan bien están operando. Si una empresa, por ejemplo, produce como salidas productos o servicios con un precio elevado pero de baja calidad entonces es probable que las personas dejen de adquirirlos. En este caso las figuras o graficas de ventas bajas son la retroalimentación que indica a la gerencia que es necesario efectuar ajuste como tanto en la calidad de los productos como la forma en la que estos se fabrican para mejorar el desempeño, volver al camino y recobrar las esperanzas.

Encontrarse, los sistemas cerrados sostiene su nivel de operación siempre y cuando posean información de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente. Dado que esta indicación no puede sostener por mucho tiempo la realidad es que no existen sistemas cerrados. El concepto sin embargo, es importante porque ilustra un objetivo en el diseño de sistema:

Construir sistemas que necesiten la menor intervención del medio externo para mantener un desempeño aceptable. Por consiguiente la autorregulación y el propio ajuste son objetivos de diseño en todos los ambientes de sistemas.

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas más pequeños; es decir los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o sub sistemas. El cuerpo humano, por ejemplo, contiene subsistemas tales con los sistemas respiratorio y circulatorio. Un automóvil tiene sistemas de combustión eléctricos y de control de emisiones. En general, en situaciones de sistemas, es común tener varios niveles de sistemas interactuando entre sí.

Bibliografía.

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Schach, S. R. (2005). Análisis y diseño orientado a objetos con UML y el proceso unificado. México: McGraw-Hill.

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